医療機関では、患者情報の入力や保険請求書類の作成など、繰り返しの多い作業が日常的に発生します。
これらが自動化できれば、医療従事者は患者ケアにより多くの時間を割けるようになります。
こうした背景から注目されるのがRPA（Robotic Process Automation）です。
本記事では、医療機関でのRPA活用事例や導入時の注意点について初心者にもわかりやすく解説します。
RPAとは？医療現場の業務効率化を支える技術
RPAは、パソコン上で人が行う定型的な手順の作業を、ソフトウェア（仮想的な「ロボット」）が自動で実行する技術です。
物理的なロボットではなく、あくまでソフトウェア上で動く自動化ツールと考えるとわかりやすいでしょう。
たとえば、患者情報の入力や予約管理といった繰り返し作業をRPAが代行することで、医療スタッフはより専門的な業務や患者対応に専念できます。
初心者向け：RPAを医療業務に例えると？
RPAは電子カルテへの患者データ入力や、予約スケジュールの登録・変更を自動化する「デジタルなお手伝いさん」のような存在です。
また、定型的な手順が明確であれば、患者情報の収集からデータベースへの格納、保険請求用データの抽出といった一連の流れを自動化できます。
ただし、RPAはあくまで「決まったルール」に従うことが得意なため、イレギュラーな対応や高度な判断を要する作業には、追加のツールや人の確認が必要です。
医療機関でのRPA活用事例
RPAは、医療機関のさまざまな業務で活用されています。
以下では、具体的な例を挙げて解説します。
1. 患者情報の入力・管理
課題
手作業での患者基本情報・診療記録入力は時間と労力がかかり、入力ミスのリスクもあります。
RPAの活用例
RPAはOCR技術（光学文字認識）を組み合わせ、手書きの問診票をデジタル化した上で電子カルテへ自動転記します。
ただし、OCR結果には誤読が含まれる可能性があるため、最終確認や微修正を行う体制を整えると安心です。
この自動化によって、スタッフはデータの最終チェックや他の付加価値の高い業務に時間を割けます。
患者情報の自動入力フロー
問診票をスキャン（OCR技術を使用）
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スキャンデータを電子カルテに自動転記
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データの確認・調整（人間の手作業は最小限）
2.予約管理の自動化
課題
患者予約の手動調整は煩雑で、キャンセルや再調整が生じると手間がかかります。
RPA活用例
患者がWeb上で予約を行うと、RPAが予約情報をシステムに自動登録。
重複や空き枠の確認も同時に行います。
キャンセル時は空いた枠を自動で再割り当てし、スタッフの介入を最小限に抑えます。
結果的に、予約関連業務への工数削減と患者待ち時間の短縮につながります。
3. 薬剤在庫の適正管理
課題
薬剤在庫の過不足は患者ケアに影響を及ぼします。
RPAの活用例
RPAは薬剤在庫システムと連携し、毎日在庫量をチェックします。
設定された基準に基づいて、必要に応じた自動発注を行うことで、薬剤の不足や廃棄のリスクを低減します。
たとえば、抗生物質が残り少ない場合、RPAが基準値に基づき適切な量を発注し、迅速に補充を行います。
4. 医療保険請求処理の自動化
課題
保険請求書類を作成する作業は時間がかかり、手作業だとミスが発生するリスクがあります。
RPAの活用例
RPAが請求用データを集め、所定のフォーマットに自動入力します。
最終的な送付前にスタッフが内容をチェックし、誤りがないことを確認することで、スピーディかつ正確な請求手続きを行えます。
RPA導入のメリットと注意点
導入のメリット
- 医療従事者の負担軽減
患者対応に集中できる時間が増えます。 - 業務効率化
予約管理やデータ入力などの作業時間が短縮されます。 - ヒューマンエラーの削減
手作業に伴うミスが減少し、業務の正確性が向上します。
導入時の注意点
- プライバシー・セキュリティ対策
医療データの扱いには厳格なセキュリティ基準が求められます。
個人情報保護法や医療情報システム安全管理ガイドラインなど、日本国内の法規制・ガイドラインに準拠し、データ暗号化やアクセス制御を徹底します
適切なRPAソフトウェアを選択し、データ暗号化やアクセス制御を適切に行う必要があります。 - 導入コストと効果のバランス
特に小規模なクリニックでは、反復作業が多い業務やスタッフの負担が大きい作業にRPAを導入すると効果的です。
たとえば、予約管理や患者情報の入力業務が代表的な例です。 - スタッフのトレーニング
RPA設定は基本的なパソコンスキルがあれば対応可能な場合が多いですが、ワークフローの理解やエラー時の対処法など、最低限のトレーニングは不可欠です。
内部でRPA活用を推進する担当者や、定期的なモニタリング・改善体制を整えると、より安定した運用が可能になります。
まとめ
RPAは医療現場の「繰り返し作業」の負担を軽減し、業務効率化を実現する強力なツールです。
患者情報の入力や予約管理、保険請求など、さまざまな業務に活用できますが、導入にあたっては適切なセキュリティ対策や運用体制の整備が不可欠です。
初めてのRPA導入は、手作業が多く反復的な業務や、時間がかかりやすい業務を対象にすると効果が分かりやすく、成功体験を得やすくなります。
たとえば、診療記録のデジタル化や保険請求データの準備といった業務から始めてみましょう。
「RPAを活用して業務を効率化し、患者対応にもっと時間を使いたい！」という思いを持つ医療従事者の方々が、一歩を踏み出すきっかけになれば幸いです。
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